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Documentos bem arquivados são garantias em ações trabalhistas

Quinta-Feira, 27 de junho

Documentos bem arquivados são garantias em ações trabalhistas

Tanto para os profissionais como para as empresas o arquivo de documentos é fundamental na hora de checar e solucionar questões trabalhistas. Para as companhias, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos judiciais. São crescentes também os valores das indenizações e, além disso, há sempre novos direitos a serem reconhecidos, sem contar as inúmeras fiscalizações de órgãos públicos.


A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor e contratar empresas terceirizadas tanto para administrar o RH como também para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei. A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu de acordo com as normas, para que com isso não sofra sanções que trariam prejuízos ao caixa da empresa.


Com a gestão de um arquivo profissional terceirizado a questão legal da obrigatoriedade, para as defesas da empresa em ações trabalhistas, acidentárias, indenizatórias, para as licenças médicas dos funcionários, os recolhimentos para a aposentadoria e para as fiscalizações quanto ao risco ocupacional, soluciona a administração e arquivamento de enormes quantidades de documentos. Além disso, gera economia com espaço e a contratação de mão de obra para o serviço, caso fosse interno e ainda tem a garantia da preservação da integridade da papelada.


Há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/ Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o  Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador. Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos. Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico e de informática da atualidade.


Ter uma empresa terceirizada cuidando dos documentos de uma companhia é vantajoso também pela segurança de ter tudo à mão, com garantia reaver no tempo necessário. O interessante é que há também como terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da corporação. 


Já do ponto de vista do funcionário é muito bom saber que trabalha numa empresa que documenta tudo, pois para os de boa fé terá a segurança de um futuro garantido na empresa, e para os de má fé não poderá articular ações, visto que a empresa está respaldada com documentos comprobatórios.


Cristiano Oliveira – advogado e diretor da C.A.D.  http://www.metodocad.com.br/


Fonte: Estilo Press

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